Continuando con la premisa que, la Auditoria es nuestra herramienta por excelencia que nos permite eficientar, mantener y mejorar nuestros sistemas de gestión de la inocuidad alimentaria, ya sea que esté basado en un esquema GFSI, FSMA o en la regulación nacional vigente; es necesario que para realizar nuestras auditorias también consideremos apoyarnos en el ciclo Planificar – Hacer – Verificar – Actuar, tal como lo vimos en nuestro blog anterior aplicado al Programa de Auditoria.
Considerando que ya hemos elaborado nuestro Programa en el mismo contexto; en esta etapa de realización de la auditoria, el ciclo Planificar – Hacer – Verificar – Actuar, se podría desarrollar de la siguiente manera:
- En el PLANIFICAR deberíamos trabajar en el inicio de la auditoria y la preparación de las actividades de auditoría.
- Para el inicio de la auditoria; es imperante designar a un auditor o líder del equipo auditor a quien correspondería la responsabilidad de llevar a cabo la auditoría hasta que esta finalice. El auditor o líder del equipo auditor debería asegurarse del contacto con el auditado (canales de comunicación, detalles del programa de auditoría, plan de auditoría, etc.) así como la determinación de la viabilidad de la auditoría; es decir, considerar la disponibilidad de la información suficiente para planificar y llevar a cabo la auditoria en los tiempos y con los recursos adecuados.
- Para la preparación de las actividades de auditoría; se debería revisar la información documental pertinente del SGIA para contar con una orientación sobre la planificación de la auditoria con enfoque basado en riesgo. En esta etapa se genera el plan de auditoría, cuyo grado de detalle debería ser coherente con los objetivos, alcance, criterios de la auditoria, ubicaciones, métodos, recursos disponibles, riesgos y oportunidades que aseguren una actividad de auditoria exitosa.
La preparación de las actividades de auditoría también contempla la asignación de las tareas al equipo auditor y la preparación de la información documentada para la auditoria (listas de verificación, detalles de muestreo de auditoria o información audivisual).
- En el HACER ya corresponde a la realización de las actividades de auditoria como tal y la preparación y distribución del informe de la auditoria.
- En ese sentido, para la realización de las actividades de auditoría se debería seguir esta secuencia:
- Asignación de roles,
- Reunión de apertura,
- Comunicación durante la auditoria,
- Disponibilidad y acceso de la información de auditoría,
- Revisión de la información documentada durante la auditoria,
- Recopilación y verificación de la información,
- Generación de hallazgos de la auditoría,
- Determinación de las conclusiones,
- Reunión de cierre.
- Para la preparación y distribución del informe de la auditoría, se debería contemplar las conclusiones de acuerdo con el programa de auditoría, las buenas prácticas identificadas, el seguimiento acordado del plan de acción, una declaración sobre la naturaleza confidencial de los contenidos. Este informe se debería emitir en un período de tiempo acordado, con fecha, revisado y aceptado. Así mismo, este informe debería distribuirse a las partes interesadas según el programa o el plan de auditoria asegurando la confidencialidad de su contenido.
- El VERIFICAR corresponde a la finalización de la auditoria; es decir el auditor o líder de equipo auditor debería asegurarse que se realicen todas las actividades de auditoría planificadas, ya que podría presentarse una situación inesperada que impida que la auditoría se finalice de acuerdo al plan. En ese contexto las lecciones aprendidas pueden evidenciar riesgos y oportunidades para el programa o para el plan de auditoría.
- En el ACTUAR se desarrollan las actividades de seguimiento de una auditoría. Los resultados de la auditoría podrían sugerir la necesidad de implementar correcciones, acciones correctivas u oportunidades de mejora. Estas actividades son decididas e implementadas por el auditado en un período de tiempo acordado. En este período se debería contemplar la comunicación del estatus de estas acciones a las partes interesadas. La verificación de las actividades de seguimiento de una auditoría puede ser parte de una auditoria posterior; por lo que debería presentarse un informe de cumplimiento para la revisión por la dirección.
Basándonos en estos lineamientos establecidos en la ISO 19011:2018 para la auditoria de nuestros sistemas de gestión, tendremos como resultado una evaluación efectiva implementada en los procesos del sitio por auditar, cumpliendo con el alcance del SGIA y tomando en consideración las muestras correspondientes de cada proceso y en el período que se planificó.